Bonne pratique n° 3 Établir un ordre de priorité
Le mois dernier, nous avons abordé notre deuxième habitude : Commencer avec le but en tête : nous avons parlé de la planification pour obtenir vos résultats souhaités. Ce mois-ci, nous abordons notre troisième habitude : Établir un ordre de priorité : nous examinons la hiérarchisation des actions quotidiennes en fonction de ce qui est plus important, et non de ce qui est plus urgent.
Établir un ordre de priorité concerne la hiérarchisation, ce qui est important pour atteindre vos objectifs. Nous réagissons aux questions urgentes, mais cela peut signifier que nous passons notre temps à faire des choses qui, bien qu’urgentes, ne sont pas importantes. La conséquence est que nous négligeons souvent des choses qui ne sont pas urgentes mais qui sont d’une importance cruciale. Ce sont ces tâches importantes, non urgentes, qui nous permettent de planifier l’avenir, de travailler sur la cause profonde et les conséquences et d’empêcher ces questions urgentes chronophages de se produire en premier lieu. Parfois, cela signifie faire des choses que nous n’aimons pas faire et nous assurer que nous ne sommes pas distraits par des tâches insignifiantes qui sont à la fois sans importance et non urgentes. N’oubliez pas, parfois la meilleure réponse est non !
« S’agit-il de la chose la plus urgente que vous devez faire ? Peut-être pas, est-ce la plus importante ? Absolument ! »
Faible effort, impact élevé
Établir un ordre de priorité semble être une chose évidente à faire. Il s’agit davantage de comprendre ce qui doit être fait en premier. En ce qui concerne la réparation , nous pouvons perdre du temps à nous consacrer à la réduction des coûts dans des domaines qui ont peu d’impact, mais qui requièrent beaucoup d’efforts. Par exemple : si nous examinons la peinture et les matériaux, nous pouvons entrer dans un cycle où nous mettons ces produits critiques de côté pour les empêcher d’être gaspillés ou dilapidés, avec l’intention d’avoir un meilleur contrôle des coûts. Cependant, cela peut signifier qu’un technicien qualifié doit passer du temps à trouver le support principal ou le contrôleur, et une fois qu’il l’a trouvé, à ne récupérer que la quantité de matériau autorisée (un rouleau de ruban de masquage, trois disques de ponçage, etc.), puis passer plus de temps à renvoyer les éléments clés au support/contrôleur. Ce processus est répété par tous les techniciens utilisant des matériaux, un certain nombre de fois par jour/semaine et par mois. Et oui, cela peut sembler réduire les déchets de matériaux, mais à quel prix ? Les techniciens qualifiés représentent un coût important pour tout atelier de collision, et ce processus d’immobilisation de l’inventaire signifie qu’ils gaspillent ce temps de main-d’œuvre qualifiée très coûteux pour économiser de petites quantités de matériaux peu coûteux.
Optimisation
Alors, en établissant un ordre de priorité, nous devons nous concentrer sur l’optimisation de la main-d’œuvre, car il s’agit du domaine important où les gains seront les plus élevés. Efforcez-vous de supprimer autant d’obstacles que possible pour que des techniciens qualifiés travaillent sur la réparation, la production et la vente d’heures précieuses. Donnez aux techniciens tout ce dont ils ont besoin (matériaux, outils et équipements) à portée de main dans la mesure du possible. Chaque minute où votre technicien ne travaille pas sur une réparation représente un gaspillage de main-d’œuvre. Évidemment, il y aura toujours des déchets stratégiques ; il s’agit d’opérations qu’un technicien devra effectuer alors qu’il ne travaille pas réellement sur le véhicule, comme déplacer des véhicules vers et hors de l’atelier, mais nous devons organiser le travail afin de réduire cela dans la mesure du possible.
S’agit-il de la chose la plus urgente que vous devez faire ? Peut-être pas, est-ce la plus importante ? Absolument.